Come organizzare e gestire al meglio fiere ed eventi

Come organizzare e gestire al meglio fiere ed eventi

Organizzare eventi e partecipare a fiere di settore è senza dubbio una buona strategia per pubblicizzare il proprio brand e per acquisire nuovi prospect, con l’obiettivo di convertirli poi in clienti fedeli nel tempo.

La possibilità infatti di incontrare in un unico posto e in poco tempo migliaia di potenziali clienti interessati al nostro business è molto allettante. Il problema è che se non si parte con una buona strategia organizzativa, è facile perdersi per strada.

Infatti se da una parte sembra facile, dall’altra alla fine dei giochi ci si ritrova a fare il punto della situazione e molte volte le aspettative vengono vanificate: molti soldi spesi, tempo perso e si resta con un pugno di mosche in mano. Come evitarlo?

La prima regola in assoluto è l’organizzazione.

La seconda che viene subito dopo ma che di certo non è meno importante è: puntate sul fattore WOW!

Che cos’è il fattore WOW? E’ semplice, ve lo dice la parola stessa: dovete sorprendere!

Quando organizzate un evento o preparate uno stand fieristico se davvero volete spiccare rispetto a tutti i vostri concorrenti, dovrete essere abili a trovare quell’originalità e quell’elemento distintivo che, come una calamita, catturerà l’attenzione dei visitatori verso il vostro prodotto.

Dovete pensare ai vostri clienti potenziali come a tanti pesci. Voi avete l’amo per farli abboccare ma ciò che fa davvero la differenza è l’esca. Imparate quindi a lavorare sulla qualità di quest’ultima e partite da essa per costruire la vostra “strategia di pesca”.

Qualunque sia l’evento o la fiera che state organizzando, cercate di tenere a mente i seguenti preziosi consigli:

  1. Sviluppate un piano d’azione prima di partireE’ chiaro che nulla deve essere lasciato al caso, dimenticatevi quindi l’improvvisazione durante la fase organizzativa. Stilate un elenco delle attività da fare e fatelo mettendo in evidenza priorità e scadenze. Se vi trovate in difficoltà non abbiate paura di delegare a persone fidate e capaci, meglio un paio di occhi in più che controllano piuttosto che lasciarsi sfuggire qualcosa. Mettete nero su bianco gli accordi con i fornitori e siate meticolosi: non c’è niente di peggio che arrivare al giorno dell’evento e accorgersi che manca qualcosa! Pianificate quindi attentamente ogni minimo dettaglio e ogni attività da svolgere in loco. Ricordate che arrivare preparati è fondamentale affinché il vostro evento si traduca in un successo.
  2. Non trascurate la fase di allestimentoEssere presenti e supervisionare i lavori di allestimento è un aspetto da non sottovalutare assolutamente. Non solo perché in questo modo potrete accertarvi di persona che tutto proceda come pianificato, ma anche perché avrete modo di entrare in confidenza con gli addetti ai lavori (non si sa mai che durante l’evento abbiate bisogno del loro aiuto!), di studiare bene l’ambiente circostante, e poi molte volte non è raro trovare qualche CEO o responsabile commerciale che come voi osserva la situazione: un’occasione da non perdere per fare networking in un momento più rilassato! E poi arrivare almeno il giorno prima vi permetterà di essere più riposati ed efficienti il giorno stesso dell’evento. Giocare d’anticipo quindi è sempre una buona idea!
  3. Sfoggiate le vostre abilità di venditori!Durante il corso dell’evento dovete essere tenaci ed intraprendenti, non c’è proprio tempo da perdere. Identificate almeno 5 persone che contano nel vostro settore e fate di tutto per conoscerle, stringete contatti, costruite relazioni, andate a cena con i prospect più importanti, lasciate il segno e siate memorabili! Per essere buoni venditori dovete inoltre essere sempre all’erta, non si sa mai dove potreste incontrare un nuovo contatto, in ascensore, nella hall dell’hotel, al bar, ogni posto è buono e per questo motivo fate in modo di avere sempre con voi qualche gadget promozionale a portata di mano. Siate svelti a leggere i nomi sui badge, in questo modo non perderete tempo con le persone che non vi interessano, e quando presentate la vostra azienda andate subito al sodo, siate brevi ma concisi. Non dimenticatevi di prendere appunti, magari direttamente dietro ai biglietti da visita che vi vengono consegnati (questo lavoro vi sarà di grande aiuto nella fase di follow-up post evento). E infine ricordatevi di sorridere!
  4. Vita da stand: qualche dritta in più!
    – State in piedi tutto il tempo, rendetevi visibili!
    – Regalate personalmente i gadget e non lasciateli a disposizione di tutti indistintamente.
    – Dividete le responsabilità con i vostri colleghi o collaboratori (ognuno deve fare la sua parte!).
    – Prestate attenzione ai clienti immediatamente, senza farli attendere.
    – Fate in modo che allo stand ci sia sempre qualcuno.
    – Preparate dei moduli prestampati se avete bisogno di informazioni aggiuntive.
    – Identificate subito il bisogno del potenziale cliente e fate seguire un’azione successiva (mail, telefonata, incontro…).
  5. Curate attentamente il follow-up post eventoSappiate che la rapidità con cui agirete dopo che l’evento o la fiera si sarà conclusa, determinerà la misura del vostro successo. Ecco un fatto molto esplicativo da tenere bene a mente: se non avete fatto follow-up nei due giorni successivi all’evento, sappiate che i vostri concorrenti l’hanno già fatto! E’ sempre meglio quindi ricontattare i possibili prospect al più presto, quando il ricordo di voi è ancora fresco. E come sono solito dire durante i miei workshop, è sempre fondamentale la strategia M.I.C (muovete il lato B!) e non perdete tempo prezioso.

Conclusioni

Il successo di un evento o di una fiera sarà direttamente proporzionale all’impegno che ci metterete sia nella fase organizzativa che in quella di svolgimento dell’evento. Arrivare preparati e con le idee chiare su come procedere vi sarà senza dubbio di grande aiuto per essere brillanti e portare a casa risultati concreti.

Pensa in Grande!

Alessandro Ferrari


Author: Alessandro Ferrari

Autore, Imprenditore e Formatore esperto in Comunicazione, Tecniche di Vendita e Inbound Marketing.

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