5 Facili Trucchi per Scrivere una Email Efficace.

Quando usi le mail, sei sicuro di veicolare il messaggio giusto? Sei in grado di scrivere una email efficace sul piano professionale o commerciale?

La posta elettronica ricopre ancora un ruolo chiave in ogni tipologia di business, ma quando sono finalizzate alla vendita, ad una candidatura o a trovare clienti o contatti, è difficile scrivere qualcosa di convincente. Le nostre caselle di posta sono talmente intasate da pubblicità o spam che distinguersi dalla massa sembra quasi impossibile… Ho detto quasi!Se seguirai questi 5 consigli aumenterai a dismisura le probabilità di successo dei tuoi messaggi.

1 – Scrivi un oggetto che inviti ad aprire la mail.

L’oggetto è il biglietto da visita di una mail. Se sbagli questo hai praticamente condannato a morte il tuo messaggio. Essere troppo generici potrebbe generare dubbi sul contenuto. Andando troppo nel dettaglio annoieresti il destinatario già in partenza. Un testo troppo telegrafico poi non invoglierebbe nessuno ad aprire la mail.

Hai poco più di 50 caratteri per convincere il destinatario… meglio non sprecarli! Quindi, in questa stringa di testo dovrai:

Sintetizzare il contenuto della mail
Specifica subito l’argomento. Se serve puoi anche tralasciare di scrivere articoli o preposizioni, l’essere telegrafico in questo caso aiuta ad usare tutto lo spazio a disposizione.
Sintetizza anche l’offerta o la richiesta
Non solo il tema deve essere chiaro. Anche il motivo per cui scrivi dovrebbe essere esplicitato.
Essere persuasivo
Per agevolare l’apertura della email dovrai essere convincente e incuriosire la lettura. Devi giocare al meglio tutte le tue carte. In questo post, ad esempio, troverai idee per fare e-mail marketing con un oggetto che inviti alla lettura.

2 – Usa il nome del destinatario.

Le mail impersonali suonano fredde e distaccate. Se il destinatario vede che ti stai rivolgendo proprio a lui, le probabilità di attirare la sua attenzione in positivo aumentano. Quindi se sai con esattezza a chi ti stai rivolgendo, è meglio esordire con il nome della persona o dell’azienda.

3 – Scrivi un contenuto leggibile e persuasivo.

Una volta aperta la mail, il destinatario avrà bisogno di altre spiegazioni per essere convinto. Per fornire tutti i dettagli nel modo giusto ci sono anche qui delle regole da rispettare.

Scrivi per prima le informazioni più importanti. Il principio è lo stesso che si usa per scrivere testi online. Da desktop o da smartphone la soglia dell’attenzione è inferiore, quindi è bene andare subito al sodo.
Ricorri a frasi e paragrafi brevi. Non dilungarti con spiegazioni ridondanti e privilegia la sintesi all’essere prolisso.
Evidenzia parole o concetti fondamentali usando grassetti ed elenchi (puntati o numerati).
Applica anche qui i segreti della comunicazione persuasiva per rendere l’intero testo più efficace.

4 – No ai formalismi, Sì alla naturalezza.

Una volta le mail a fini professionali o commerciali erano scritte in modo informale o comunque distaccato. Si usavano formule del tipo “Egregio signore”, “Distinti saluti”. Attualmente espressioni del genere sono poco utili, per non dire controproducenti. La cosa migliore è cercare di scrivere con naturalezza, evitando troppi tecnicismi o linguaggi di stampo burocratico.

Nel caso di email finalizzate alla vendita (o all’acquisizione di clienti o contatti) è consigliato dare del “tu”, con un approccio più caldo ed empatico. La stessa cosa vale quando ci rivolgiamo (a fini professionali) con chi già conosciamo o con persone che sappiamo essere più giovani di noi.

Se invece non abbiamo confidenza con l’interlocutore (come quando ci proponiamo per un lavoro) è meglio attenersi al dare del “lei”, cercando un avvicinamento progressivo solo nelle comunicazioni successive.

5 – Curare le conclusioni.

Quando si scrive una mail è bene concludere con saluti e ringraziamenti. Ovviamente, anche qui vale la regola della naturalezza. Dire “Ciao e buon lavoro” o “Grazie della collaborazione” è un approccio più empatico e diretto rispetto ad un “Attendo riscontri” o “Cordiali saluti”.

È utile anche porre attenzione ai Post Scriptum. Non solo ci permettono di mettere ulteriormente in evidenza un’informazione, ma potrebbero essere anche un punto ideale per inserire una Call To Action.

Pensa in grande!

Alessandro Ferrari